TOOL MANAJEMEN PROYEK

Ada beberapa tool manajemen proyek.. diantaranya :

1.      Prince2

            Projects in Controlled Environments (PRINCE) disusun sebagai metode terstruktur dalam pengelolaan proyek TI secara efektif yang dipublikasikan dalam satu dokumen yang dikenal sebagai Managing Successful Projects With PRINCE2.

PRINCE2 dipublikasikan pertama kali pada tahun 1996 sebagai respon atas kebutuhan pengguna yang memerlukan adanya panduan dalam manajemen proyek di segala jenis proyek, tidak hanya bagi proyek-proyek di bidang TI (teknologi informasi).

            Tujuan utama dari PRINCE2 adalah mendefinisikan sebuah metode manajemen proyek  yang meliputi seluruh bagian dan aktivitas yang perlu dilaksanakan dalam sebuah proyek. Sedangkan target organisasi yang dituju dari metode ini adalah setiap jenis maupun besaran lembaga.

            Fokus mendasar dari PRINCE2 adalah pada pengelolaan kasus bisnis yang memberikan    gambaran rasional dan penilaiannya untuk proyek yang sedang dilaksanakan. Kasus-  kasus bisnis tersebut membimbing seluruh proses manajemen proyek dari mulai inisial persiapan proyek hingga penyelesaiannya.

                        PRINCE2 dalam penerapannya selalu menyertakan subyek berikut yang     mengikuti kasus-kasus bisnis yaitu:

a.       Membangun pengertian mendasar atas proses, tanggung jawab dan standar penilaian untuk manajemen proyek

b.      Menyediakan pendekatan yang konsisten dalam manajemen proyek tanpa membedakan jenis proyeknya

c.       Memastikan keterlibatan aktif dari para pengguna dan pemegang kebijakan

d.      Memastikan fokus pada tujuan selama pengambilan keputusan dalam pelaksanaan proyek

e.       Pengadopsian best-practice dari manajemen proyek yang sudah teruji

PRINCE2 memiliki dua tingkat sertifikasi profesional untuk perseorangan yaitu:

a.       Foundation Certificate : Ujiannya dilaksanakan dalam satu jam yang meliputi 75 pertanyaan pilihan berganda.

b.      Registered Practitioner : Ujiannya dilaksanakan dalam tiga jam yang meliputi tiga kasus berbeda dalam 150 pertanyaan pilihan berganda. Untuk dapat lulus minimal harus lulus 75 pertanyaan yang dapat dilakukan dengan sistem open book.

Secara spesifik, PRINCE2 merupakan standar dalam manajemen proyek TI dan tidak memiliki arah secara khusus pada manajemen TI atau/dan tata-kelola TI (IT governance).

   2.  UML (Unified Modeling Language)

            Sebuah bahasa untuk menetukan, visualisasi, kontruksi, dan mendokumentasikan artifact (bagian dari informasi yang digunakan atau dihasilkan dalam suatu proses pembuatan perangkat lunak. Artifact dapat berupa model, deskripsi atau perangkat lunak) dari system perangkat lunak, seperti pada pemodelan bisnis dan system non perangkat lunak lainnya. UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan system yang besar dan kompleks. UML tidak hanya digunakan dalam proses pemodelan perangkat lunak, namun hampir dalam semua bidang yang membutuhkan pemodelan.

            UML menggunakan proses pembangunan perangkat lunak IIF (Iterative, Incremental Framework) dengan 4 tahapan : Inception, Elaboration, Construction, dan Transition. Tahapan construction terdiri dari 4 bagian, yaitu : analisis, perancangan, implementasi, pengujian.

·         Ciri-ciri UML

            UML bersifat generik: UML tidak mengandung hal – hal yang berhubungan dengan proses. Sebuah proses untuk perusahaan A mungkin sangat berbeda dengan proses pada perusahaan B.

·         Komponen UML

            UML memiliki berbagai jenis diagram (model) yang berhubungan dengan stake holder pada sebuah pembangunan perangkat lunak. Stake holder tersebut adalah :

a.       Analis

b.      Disainer

c.       Koder

d.      Tester

e.       QA

f.       Pelanggan

g.      Penulis teknis

·         Bagian-bagian UML

a.       View

            digunakan untuk melihat sistem yang dimodelkan dari beberapa aspek yang berbeda. View bukan melihat grafik, tapi merupakan suatu abstraksi yang berisi sejumlah diagram.
            Beberapa jenis view dalam UML antara lain:

1. Use case view
            Mendeskripsikan fungsionalitas sistem yang seharusnya dilakukan sesuai yang diinginkan external actors. Actor yang berinteraksi dengan sistem dapat berupa user atau sistem lainnya.
            View ini digambarkan dalam use case diagrams dan kadang-kadang dengan activity diagrams. View ini digunakan terutama untuk pelanggan, perancang (designer), pengembang (developer), dan penguji sistem (tester).

2. Logical view
            Mendeskripsikan bagaimana fungsionalitas dari sistem, struktur statis (class, object,dan relationship ) dan kolaborasi dinamis yang terjadi ketika object mengirim pesan ke object lain dalam suatu fungsi tertentu.
            View ini digambarkan dalam class diagrams untuk struktur statis dan dalam state, sequence, collaboration, dan activity diagram untuk model dinamisnya. View ini digunakan untuk perancang (designer) dan pengembang (developer).

3. Component view
            Mendeskripsikan implementasi dan ketergantungan modul. Komponen yang merupakan tipe lainnya dari code module diperlihatkan dengan struktur dan ketergantungannya juga alokasi sumber daya komponen dan informasi administrative lainnya.
            View ini digambarkan dalam component view dan digunakan untuk pengembang (developer).

4. Concurrency view
            Membagi sistem ke dalam proses dan prosesor. View ini digambarkan dalam diagram dinamis (state, sequence, collaboration, dan activity diagrams) dan diagram implementasi (component dan deployment diagrams) serta digunakan untuk pengembang (developer), pengintegrasi (integrator), dan penguji (tester).

5. Deployment view
            Mendeskripsikan fisik dari sistem seperti komputer dan perangkat (nodes) dan bagaimana hubungannya dengan lainnya.
            View ini digambarkan dalam deployment diagrams dan digunakan untuk pengembang (developer), pengintegrasi (integrator), dan penguji (tester).

b.      Diagram
            Diagram berbentuk grafik yang menunjukkan simbol elemen model yang disusun untuk mengilustrasikan bagian atau aspek tertentu dari sistem. Sebuah diagram merupakan bagian dari suatu view tertentu dan ketika digambarkan biasanya dialokasikan untuk view tertentu. Adapun jenis diagram antara lain :

1. Use Case Diagram
            Abstraksi dari interaksi antara system dan actor. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipe interaksi antara user sebuah system dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah system dipakai. Use case merupakan konstruksi untuk mendeskripsikan bagaimana system akan terlihat di mata user. Sedangkan use case diagram memfasilitasi komunikasi diantara analis dan pengguna serta antara analis dan client.

2. Class Diagram
            Dekripsi kelompok obyek-obyek dengan property, perilaku (operasi) dan relasi yang sama. Sehingga dengan adanya class diagram dapat memberikan pandangan global atas sebuah system. Hal tersebut tercermin dari class- class yang ada dan relasinya satu dengan yang lainnya. Sebuah sistem biasanya mempunyai beberapa class diagram. Class diagram sangat membantu dalam visualisasi struktur kelas dari suatu system.

3. Component Diagram
            Component software merupakan bagian fisik dari sebuah system, karena menetap di komputer tidak berada di benak para analis. Komponent merupakan implementasi software dari sebuah atau lebih class. Komponent dapat berupa source code, komponent biner, atau executable component. Sebuah komponent berisi informasi tentang logic class atau class yang diimplementasikan sehingga membuat pemetaan dari logical view ke component view. Sehingga component diagram merepresentasikan dunia riil yaitu component software yang mengandung component, interface dan relationship.

4. Deployment Diagram
            Menggambarkan tata letak sebuah system secara fisik, menampakkan bagian-bagian software yang berjalan pada bagian-bagian hardware, menunjukkan hubungan komputer dengan perangkat (nodes) satu sama lain dan jenis hubungannya. Di dalam nodes, executeable component dan object yang dialokasikan untuk memperlihatkan unit perangkat lunak yang dieksekusi oleh node tertentu dan ketergantungan komponen.

5. State Diagram
            Menggambarkan semua state (kondisi) yang dimiliki oleh suatu object dari suatu class dan keadaan yang menyebabkan state berubah. Kejadian dapat berupa object lain yang mengirim pesan. State class tidak digambarkan untuk semua class, hanya yang mempunyai sejumlah state yang terdefinisi dengan baik dan kondisi class berubah oleh state yang berbeda.

6. Sequence Diagram
            Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah scenario. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object, sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.

7. Collaboration Diagram
            Menggambarkan kolaborasi dinamis seperti sequence diagrams. Dalam menunjukkan pertukaran pesan, collaboration diagrams menggambarkan object dan hubungannya (mengacu ke konteks). Jika penekannya pada waktu atau urutan gunakan sequencediagrams, tapi jika penekanannya pada konteks gunakan collaboration diagram.

8. Activity Diagram
            Menggambarkan rangkaian aliran dari aktivitas, digunakan untuk mendeskripsikan aktifitas yang dibentuk dalam suatu operasi sehingga dapat juga digunakan untuk aktifitas lainnya seperti use case atau interaksi.

·         Tujuan Penggunaan UML

a.       Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahas pemrograman dan proses rekayasa.

b.       Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.

c.       Memberikan model yang siap pakai, bahsa pemodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum.

d.       UML bisa juga berfungsi sebagai sebuah (blue print) cetak biru karena sangat lengkap dan detail. Dengan cetak biru ini maka akan bias diketahui informasi secara detail tentang coding program atau bahkan membaca program dan menginterpretasikan kembali ke dalam bentuk diagram (reserve enginering).

·         Kelebihan UML

a.       Menyediakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif dan siap pakai untuk mengembangkan dan pertukaran model-model yang berarti.

b.      Menyediakan mekanisme perluasan dan spesialisasi untuk memperluas

konsep-konsep inti.

c.       Mendukung spesifikasi independen bahasa pemrograman dan proses pengembangan tertentu.

d.      Menyediakan basis formal untuk bahasa pemodelan.

e.       Memadukan praktek-praktek terbaik di industri perangkat lunak menjadi

terminologi dan notasi yang diterima luas.

f.       Menyediakan kemampuan merepresentasikan semua konsep yang relevan

untuk sistem perangkat lunak.

g.      Menyediakan fleksibilitas yang diperlukan bagi konsep-konsep perangkat

lunak yang baru.

·         Kekurangan UML

a.       UML bukanlah bahasa pemrograman visual, melainkan bahasa pemodelan

visual.

b.      UML bukan spesifikasi dari tool, tapi spesifikasi bahasa pemodelan.

c.       UML bukanlah proses, tapi yang memungkinkan proses-proses.

   3.     Microsoft  project

            Sebuah alat yang membantu dalam pengelolaan sebuah proyek atau manajemen proyek dalam sebuah organisasi. Melalui pemanfaatan teknologi yang terus berkembang memudahkan dalam penyelesaian pekerjaan. Microsoft Project merupakan bagian dari Microsoft Office.
            Ada beberapa Fase atau siklus proyek pada Microsoft Project dimana keterlibatan Microsoft Project di dalamnya tidak terlalu dominan. Berikut Fase atau siklus proyeknya:

a.       Fase Perencanaan dan Perkiraan

b.      Fase Penjadwalan

c.       Fase Pengorganisasian

d.      Fase Pengontrolan

                        Pada Microsof Project yang ditampilkan pertama kali adalah sebuah lembar kerja   dan biasanya lembar kerja itu Gantt Chart. Gantt Chart adalah sebuah grafik yang      menggambarkan rangkaian aktivitas yang dikerjakan / tugas dari sebuah proyek.  Melalui          grafik tersebut anda bisa memantau proyek yang sedang dikerjakan dan progressnya.

Column yang biasa diisi pada Gantt Chart, yaitu :

a.       Task name

b.      Duration

c.       Start

d.      Finish

e.       Predecessors

4.      Milestones

            Milestones adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol .Kriteria  SMART dalam membuat  milestones, yaitu :

–        Specific

–        Measurable

–        Assignable

–        Realistic

–        Time-framed

5.      Project Open

merupakan tools manajemen Proyek yang bersifat gratis atau open source. Projcet Open mendukung beberapa bisnis proses dari berbagai jenis industri. Sebagai contoh pada bisnis Agency, Translator, IT service Management dan Consultant.Beberapa kelebihan dari penggunaan Project Open antara lain :

a.       Membantu pengguna dalam mengatur projek mereka. Ini merupakan tujuan dari penggunaan tools pada manajemen projek.

b.      Tools ini mendukung semua stakeholders selama seluruh lifecycle dalam proyek. Tools ini mendukung perencanaan proyek dengan menggunakan metode seperti penjadwalan GANTT, struktur detail jadwal-kerja dan tools perencanaan sumber daya. 

c.       Integrasi Tools ini dapat mengantikan beberpa palikasi tunggal. Tools ini dapat menggantikan hinga 10 aplikasi berbeda dengan mengintegrasikan beberapa produk sofware ke dalam satu penyelesaian. 

d.      Software Profesional Software ini untuk profesional, dibuat oleh professional. Tidak hanya sistem dibuat dengan komponen berkualitas tapi juga prosedure yang ahli yang dibutuhkan oleh perusahaan besar seperti pencarian sumber biaya dan laporan data warehouse. 

e.       Tool ini bersifat gratis Tools ini dapat didonwload, diimplenetasikan dan diverifiaksi oleh semua orang. Hal ini menjamin bahwa investasi Anda dijamin. Tidak perlu bergantung pada produsen perangkat lunak tunggal untuk upgrade dan perkembangan lebih lanjut. 

f.       Kebebasan dalam memilih Software ini berjalan diseluruh platform. Pengguna dapat mendownlaod dan menginstallnya di Windows, Mac atau seluruh veri Linux. Project Open juga menyediakan hosting dan SAAS (Software as A Service) dari semua yang mengkhawatirkan pembayaran. 

g.      Pengembangan Software secara terus menerus Keuntungan penggunda dri usah penggabungan komunitas dan tim Project Open. Pengembang diseluruh dunia secara terus menerus menyediakan project dengan model dan perkembangan yang baru. 

h.      Dapat dikembangkan dan fleksibel Sebuah series pada modul sistem ini dapat dengan mudah diplugin ke dalam sistem dan dapat diatur sesuai dengan yang pengguna inginkan. Software ini juga mendukung proses bisnis pada bisnis berukuran kecil dan sedang sebaik pada department dengan banyak bagian. 

i.        Mudah diinstal Dengan mendownload virtual mesin dan tools ini akadn berjalan dan bekerja dalam hitungan mneit. Sebuah alat konfigurasi menolong pengguna untuk menconfigurasi sistem. 

j.        Mudah dicustomize dan dikembangkan Software ini berkembang sebanyak perusahaan anda berkembang. Platform teknis yang mendasari membuat upgrade jauh lebih mudah. Sistem ini dapat dibunakan oleh ribuan pengguna ssecara bersamaan tanpa membutuhkan perkembangan teknologi yang mahal seperti masalah server. 

k.      Kemudah diakses Software ini berbasis web sehingga memudahkan pengguna untuk terkoneksi dengan software ini kapanpun dari komputer manapun di bagian dunia manapun.